Полезные сервисы электронной почты для СМБ-компаний
Успеха в ближайшем десятилетии добьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свою работу с помощью электронного инструментария. Только это позволит им быстро принимать правильные решения, предпринимать эффективные действия и поддерживать тесные плодотворные связи со своими клиентами.
Билл Гейтс
«Бизнес со скоростью мысли»
В статье пойдет речь об инструментах (сервисах), которые бесплатно или с минимальными затратами позволят решить различные задачи компании, связанные с отправкой сообщений по электронной почте, в том числе сделать массовую рассылку, отследить открытие писем потенциальными клиентами и защитить конфиденциальные документы.
Электронная почта позволяет практически мгновенно обмениваться сообщениями и вложенными файлами. Этот вид связи стал основополагающим в деловом мире благодаря скорости доставки писем с одной стороны и возможностью внимательно ознакомиться с содержимым, перед тем как сделать ответный шаг, с другой.
Отправляемые письма можно разделить на две группы: требующие ответа и информационные (иногда помечаются For Your Information, FYI), то есть не требующие ответа. Компаниям, даже небольшого размера, время от времени требуется делать информационные рассылки разного содержания: новости компании, партнерский дайджест, кадровые оповещения.
Информационные рассылки с помощью Outlook
Самый простой способ организовать рассылку – это использовать стандартные механизмы почтового клиента, например, Outlook. Для кадровых оповещений заводятся специальные группы, благодаря чему нужную информацию можно отправить нескольким пользователям в один клик. Но такие рассылки не всегда годятся для внешних рассылок, так как в адресной строке видны все адреса получателей письма.
Почтовый клиент Outlook позволяет довольно просто решить эту проблему с помощью скрытой копии (СК или BCC). В этом случае главным получателем письма можно назначить отправителя, а в скрытой копии поместить e-mail «реальных» адресатов. Преимуществом такого варианта является его простота – вы используете тот же клиент, что и для обычных писем с той же подписью и стилями. Недостаток такой рассылки не очень значительный – некоторых пользователей смущает, что письмо адресовано не им, а другому лицу. Также такие письма нельзя кастомизировать, то есть в начале письма назвать получателя по имени (Здравствуйте, Иван Иванович).
Информационные рассылки, реализованные на базе сайта компании
Практически каждая уважающая себя компания в настоящий момент обзавелась сайтом. И если подход к созданию сайта был правильный то, в нем используется система управления контентом или, другими словами, движок. Движки бывают бесплатные: Joomla, Drupal, WordPress и др. и платные: 1С-Битрикс, NetCat, UMI.CMS и др. К каждой известной системе управления контентом разработаны различные модули, в том числе для подписки через сайт на новости компании и для организации массовых рассылок.
Установка такого модуля является довольно простой задачей для веб-дизайнера, а отдел маркетинга и продаж получает удобный инструмент для массовых рассылок, в том числе персонализированных. Контакты можно разделить на несколько групп (списки рассылки): пресса, партнеры, клиенты, подписчики через сайт и т.д. и в зависимости от обстоятельств, можно формировать для них отдельные информационные бюллетени.
Среди преимуществ такого решения можно назвать следующие:
- Наличие базы данных, где хранится вся необходимая информация о контакте (имя, почта, принадлежность к группе).
- Автоматизация процесса рассылки сообщений.
- Возможность отсылать персонализированные сообщения.
Есть и некоторые недостатки, которые связаны с тем, что работа происходит с сайтом, где есть свои правила верстки текстов, загрузки картинок, добавления новых адресов. То есть пользователю нужны минимальные знания о том, как работают веб-технологии и что такое HTML. Но все недостатки нивелируются, если в штате или на аутсорсе есть веб-дизайнер.
Рассылки с помощью сторонних сервисов
Для облегчения работы маркетологов и менеджеров по продажам компании-разработчики предлагают готовые сервисы для массовых рассылок, ориентированных как на отправку информационных бюллетеней, так и коммерческих предложений.
Количество таких сервисов велико и практический каждый из них предлагает бесплатный тарифный план для небольшого количества писем. Например, Unisender в рамках тарифа «Даром» позволяет рассылать 1500 писем в месяц. Эксперты утверждают, что нормальный процент открываемости писем составляет от 11 до 15%, из чего следует, что примерно 200 человек прочитает разосланное письмо.
Подробнее о сервисах для массовых рассылок можно почитать здесь: http://vremenno.net/misc/email-marketing-services/
Отслеживание писем, отправленных через Outlook
Одной из самых ценных характеристик рассылочных сервисов является возможность отслеживать статистику открытия писем и перехода по ссылкам. Это отлично работает с массовой рассылкой, и возникает вопрос о возможности отслеживания отдельного письма, отправленного через Outlook.
В самой программе Outlook при отправке сообщения можно заказать уведомления о доставке и о прочтении. Однако уведомление о прочтении придет только в том случае, если адресат даст на это свое согласие, а по статистике это происходит крайне редко. Поэтому появились сервисы, позволяющие отслеживать обычные письма, отправленные через Outlook, без дополнительного согласия адресата. Среди таких сервисов можно назвать ToutApp (http://toutapp.com/), ContactMonkey (https://contactmonkey.com/email-tracking), Signals (http://www.getsignals.com/).
Преимуществом использования такого сервиса является возможность отслеживать практически все исходящие письма – вы точно будете знать, когда было открыто сообщение, и прошел ли получатель по ссылкам. По поводу недостатков – каждый из сервисов может чем-то не понравится клиенту, например, для Signals необходимо использовать только Chrome в качестве браузера, а у ToutApp нет бесплатного тарифного плана, только 14 дней на тестирование. К слову сказать, все эти сервисы позволяют также делать и массовые рассылки и отслеживать появление потенциальных клиентов на сайте компании.
Отправка конфиденциальных писем
Говоря об отправке документов, содержащих коммерческую тайну или интеллектуальную собственность, нужно четко понимать от каких угроз требуется защита, и что дальше будет происходить с защищаемым документом.
Если документ передается для ознакомительных целей (не требуется редактирование файла), то лучше всего использовать сервис защищенной электронной почты Sfletter.com (https://sfletter.com). Он позволяет бесплатно защитить как вложения, так и сам текст сообщения от пересылки, копирования, печати и даже функции Print Screen. Получение письма также отслеживается по времени открытия и IP-адресу получателя. К преимуществам этого сервиса можно отнести бесплатное использование и российскую разработку (компания StarForce работает на рынке информационной безопасности с 2000 года). Недостатком сервиса является необходимость скачивать и устанавливать специальную программу-просмотрщик защищенных документов. Но собственно эта программа и обеспечивает механизмы защиты, а установка требуется однократная.
Если документ нужно защитить только от перехвата с возможностью редактировать файл, то можно воспользоваться одним из сервисов шифрования, например, Galaxkey (http://www.galaxkey.com/), Voltage Security (https://www.voltage.com/products/securemail/), Encryptomatic (https://www.encryptomatic.com/pdfpostman/). Практически все они ориентированы на корпоративный сегмент, поэтому бесплатный тарифный план есть только у Galaxkey. Преимуществом является наличие плагина для Outlook, а недостатком – получатель после расшифровки может делать с полученным файлом все, что пожелает, в том числе переслать третьим лицам или выложить в интернет.
Вывод
Количество различных интернет-сервисов увеличивается каждый день, и каждый заинтересован в том, чтобы занять свою нишу на рынке. Поэтому компании имеют возможность подобрать сервисы, которые наилучшим образом подходят для решения именно ее задач. Разумное использование электронного инструментария позволит повысить эффективность деятельности компании и снизить часть рисков, практически не увеличивая операционные расходы.
И, наконец, хочется призвать аудиторию тестировать новые сервисы. Возможно, наибольшая часть из них будет отсеяна, но некоторые окажутся действительно полезными и смогут упростить жизнь, а также увеличить эффективность рабочего процесса.
